Op weg naar een gedegen werkdruk- en duurzame inzetbaarheidsbeleid

Het verlagen van de werkdruk, verhogen van de vitaliteit van medewerkers en het bevorderen van duurzame inzetbaarheid zijn belangrijke doelen voor de Design Academy in Eindhoven. Lon Hermans: “Eind 2019 en begin 2020 hebben wij ons verzuimbeleid onder de loep genomen en de processen waar nodig aangepast. De verzuimbegeleiding bleek te veel bij HR te liggen, terwijl leidinggevenden hier ook een belangrijke rol in spelen en er ook bij betrokken zouden moeten worden.” In het nieuwe preventieve verzuimbeleid hebben leidinggevenden dan ook een veel grotere rol gekregen in het voorkomen en aanpakken van verzuim. Lon: “We hebben echt tijd en aandacht uitgetrokken om leidinggevenden on the job te ondersteunen om een goede casemanager te zijn."

De volgende stap

Hierna wilde de Design Academy Eindhoven graag een volgende stap zetten. Er was behoefte aan een gedegen werkdruk- en duurzame inzetbaarheidsbeleid, dat aanhaakt op het nieuwe verzuimbeleid. Alles grijpt immers op elkaar in. Ze deden een aanvraag voor de Stimuleringsregeling ‘Aanpakken van werkdruk’ van Zestor en krijgen nu ondersteuning bij het formuleren van dit beleid van de experts van Mercer.

Wat verstaan wij nu eigenlijk onder werkdruk? En waar willen we naartoe werken als we spreken over duurzame inzetbaarheid? Cruciale vragen

Board Game: spelenderwijs de diepte in

Mercer introduceerde de Board Game. Lon: “Het woord zegt het al, de ‘board is aan zet." De Board Game is een kaartspel waarbij leden van de board aan de hand van stellingen en definities standpunten uitwisselen.

Lon legt uit: "Het is een heel mooie, speelse manier om echt met elkaar tot een gedeeld verhaal te komen. Wat verstaan wij nu eigenlijk onder werkdruk? En waar willen we naartoe werken als we spreken over duurzame inzetbaarheid? Cruciale vragen, die zeker op bestuursniveau vragen om de neuzen één kant op te hebben. Vandaar onze top-down benadering. We wilden eerst de visie en missie van de Design Academy Eindhoven gezamenlijk formuleren, als een duidelijk raamwerk. Begeleid door twee consultants van Mercer zijn dertien sleutelfiguren bij ons om tafel gegaan met het spel, onder wie de directeur en het managementteam bestaande uit het Hoofd HR, Hoofd Bachelor/Master, Hoofd Finance, Hoofd Operations, Hoofd Communicatie en PR. De Voorzitter van de OR was er ook bij.”

Als er weinig stabiliteit is, is het lastig bouwen. Dat geeft onrust en kan de al ervaren werkdruk nog verder verhogen.

Behoefte aan een stevig fundament

De meest opvallende uitkomst was dat werkdruk binnen alle lagen van de organisatie ervaren werd. En dat daar eensgezind één duidelijke oorzaak voor werd aangewezen, namelijk een stevig fundament ontbrak. Lon licht toe: “De jaren daarvoor waren er veel wisselingen geweest op bestuursniveau en ook bij HRM. Een duidelijke visie ontbrak. Ook qua regelingen en procedures ontbraken heldere kaders. Als er weinig stabiliteit is, is het lastig bouwen. Dat geeft onrust en kan de al ervaren werkdruk nog verder verhogen. In het ergste geval leidt het tot verzuim. Dit patroon wilden we echt doorbreken met elkaar.”

Vitaliteitsscan onder medewerkers

Niet alleen de board kwam aan het woord. De Design Academy Eindhoven wilde ook medewerkers vragen naar hun ervaringen rondom werkdruk en vitaliteit. Hoe zien zij hun eigen duurzame inzetbaarheid? En wat voor regie hebben ze daarop? Lon: “Het arbeidsgerelateerde zorgpakket Livvit biedt een Your Vitality Score enquête. Zorgaanbieder Shared Ambition heeft deze online vragenlijst voor ons uitgezet en persoonlijke rapportages opgeleverd.

Helaas hebben maar 30 van de 130 benaderde medewerkers de vragenlijst ingevuld. We kunnen dus geen breed onderbouwde conclusies trekken. Wel gaven ook deze respondenten aan behoefte te hebben aan duidelijkere kaders en wilden ze weten wat de academie medewerkers nu precies kan bieden om hun vitaliteit te behouden. Ons antwoord daarop is dat vanuit het Livvit pakket een coach van Shared Ambition op verschillende manieren kan ondersteunen: van bijvoorbeeld meer fysieke trainingen tot veerkrachtstrainingen of coachinggesprekken. Afhankelijk van wat iemand nodig heeft.”

Ons streven is dat er één integraal beleidsstuk rondom verzuimpreventie, werkdruk en duurzame inzetbaarheid ligt

Langetermijnvisie

Met name de uitkomsten van de Board Game vormen input om een langetermijnvisie op werkdruk en duurzame inzetbaarheid uit te werken voor de Design Academy Eindhoven. Lon: “Op dit moment ben ik samen met de consultant van Mercer ons verzuimbeleid met het duurzame inzetbaarheidsbeleid aan het integreren. Ons streven is dat er (voor de zomervakantie van 2022) één integraal beleidsstuk rondom verzuimpreventie, werkdruk en duurzame inzetbaarheid ligt. Ook houden we een nulmeting: hoe verloopt de huidige verzuimbegeleiding en waar moeten nog kennis en vaardigheden ontwikkeld worden? Onlangs is een aantal nieuwe leidinggevenden aangenomen, dus is het een goed moment om de behoeften rondom het verzuimmanagement te verzamelen en ons verzuimbeleid te verbeteren.”

DI-trainingen voor leidinggevenden en medewerkers

Lon: “Corona gooide roet in het eten, anders waren we ook al met duurzame inzetbaarheidstrainingen gestart. HR-management en leidinggevenden krijgen dit jaar de training ‘Duurzaam inzetbaar en regie’ uit het Livvit pakket. Onderwerpen zijn bijvoorbeeld: beter herkennen van signalen van stress bij medewerkers én zichzelf, het optimaal doorvoeren van veranderingen en het versterken van adviesvaardigheden. Teams van medewerkers krijgen een eendaagse training ‘Duurzame inzetbaarheid en vitaliteit’, die inzicht geeft in draagkracht, draaglast en de eigen veerkracht en die ingaat op het herkennen van signalen en deze uitspreken in een open gesprek.”

Ondanks corona toch veel bereikt

Corona maakte het er niet makkelijker op en zorgde voor vertragingen, maar als Lon terugblikt op de afgelopen twee jaar is ze verrast over wat de academie al wél bereikte. Drie highlights wat haar betreft:

• Meer stabiliteit en kaders
  “Het helpt dat we na een interim post nu een vaste directeur onderwijs, organisatie en onderzoek hebben die een duidelijke koers uitzet. Dat geeft rust en overzicht. Daarnaast hebben we vanuit HR diverse workflows ontwikkeld en we ondersteunen leidinggevenden bij de verzuimbegeleiding en preventie. Zij kunnen die rol nu veel beter oppakken.”
• Een nieuwe Arbodienst
  “We werkten lange tijd samen met een freelance bedrijfsarts, maar hebben in 2020 bewust gekozen voor het contracteren van een Arbodienst. Deze pakt zaken heel voortvarend op en draagt ook bij aan de verzuimpreventie.”
• Extra coördinatielagen
  “Leidinggevenden hadden voorheen een té grote span of control, stuurden soms vier teams tegelijk aan. Zowel binnen het onderwijs als in de staf hebben we nieuwe, coördinerende functies gecreëerd. Maar liefst 17 coördinatoren die tussen managers en docenten of ondersteunend personeel in staan, zorgen ervoor dat de werkdruk bij het management afneemt. Het heeft ook een positieve uitwerking op medewerkers. Signalen dat iemand bijvoorbeeld overloopt, komen eerder naar boven. We kunnen dan sneller interventies inzetten. Medewerkers voelen zich hierdoor meer gezien en gehoord, dat  alleen  draagt al bij aan werkplezier en motivatie!”