Lean
Begin 2016 is een start gemaakt door een pilot te doen met de toepassing van Lean binnen de KPZ onder de noemer Slim & Lerend. Het doel van dit traject was om een kwaliteitsbewuste werkcultuur te bevorderen. Hierbij is gekozen voor een organisatie brede aanpak; toepasbaar voor zowel onderwijzende teams, teams die bezig zijn met onderzoek als ook voor de ondersteunende teams. De pilot is succesvol gebleken. Op dit moment wordt Slim & Lerend ingevoerd in de hele organisatie.
Regiegroep Kwaliteit
De pilot is uitgevoerd onder aansturing van de Regiegroep Kwaliteit. ln de Regiegroep Kwaliteit zitten de voorzitter van het collega van bestuur, de directeur Dienstverlening, de directeur Opleidingen, de HR functionaris en de portefeuillehouder Kwaliteit. De pilot is afgerond en grondig geëvalueerd. Bij deze evaluatie is gekeken naar de primaire doelstellingen, maar ook naar de (werk)beleving van medewerkers en leidinggevende. Op basis van de evaluatie is besloten door te willen gaan met de werkwijze en deze uit te rollen over de rest van de organisatie.
Werkwijze
Voor de ontwikkeling van de werkwijze is gebruik gemaakt van de expertise van een externe adviseur op het gebied van Lean en organisatieverandering. De adviseur heeft in nauwe samenwerking met interne stakeholders een werkwijze ontwikkeld die past binnen het onderwijs en die aansluit bij de uitdagingen waar de KPZ voor staat.
In een vijftien weken durend programma krijgen teams de werkwijze aangereikt. Deze werkwijze is mede gebaseerd op best-practices bij andere organisaties. De werkwijze bestaat uit een aantal trainingen en workshops, maar vooral ook coaching-on-the-job.
Een belangrijk uitgangspunt van de werkwijze is dat het geleerde direct wordt toegepast zodat niet alleen geleerd wordt, maar gaandeweg ook direct zaken worden verbeterd en/of opgelost. De aanpak is erop gericht dat de teams na afloop van het traject de methode zelfstandig toe kunnen passen.
De verantwoordelijkheden worden laag in de organisatie gelegd om ruimte te geven aan diversiteit, eigenaarschap en de ontwikkelingsgerichte dialoog en geeft daarmee ook volop ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling en het lerend vermogen van de organisatie te vergroten.
Eindbeeld
Concreet resulteerde dit in het volgende eindbeeld:
- Prestaties zijn zichtbaar en transparant op en voor de werkvloer
- Prestaties en knelpunten worden periodiek (kort-cyclisch) besproken.
- Medewerkers kennen de doelstellingen, de actuele prestat¡es en de belangrijkste knelpunten.
- Medewerkers tonen verantwoordelijkheid voor het bereiken van een goed resultaat
- Medewerkers dragen bij aan het verbeteren van hun dagelijkse werk
- Leidinggevenden zijn betrokken bij de werkvloer, weten wat er speelt, sturen op verbeteren en dagen medewerkers uit door het stellen van ambitieuze doelen
Meer weten?
Voor meer informatie over dit voorbeeld kun je terecht bij: Nynke van der Sluis – Bergmans, beleidsmedewerker HRM / Kwaliteitsbeleid KPZ
